Cómo evitar interrupciones en su entorno corporativo

El ambiente corporativo puede tener muchas distracciones e interrupciones en medio de las tareas profesionales.

Y cuando llegamos al trabajo y la primera frase que escuchamos (incluso antes de ¡buenos días!) es ¡¡¡El sistema está fuera de servicio!!! No puedo acceder a Producción, y para complicar más, puede ser el período del cierre del plazo, o el proceso logístico interrumpido, o la facturación perjudicada. Estas situaciones nos llevan al estrés propio ya la necesidad de acciones rápidas de contención o estabilización. ¿Cómo evitar este caos?

A lo largo de mi experiencia, he enfrentado momentos de caos, donde muchas veces no hay una planificación para restablecer el proceso y se genera una desesperación general. Luego del restablecimiento, también es necesario pensar en los procesos que fueron interrumpidos, donde el retorno abrupto puede generar cuellos de botella técnicos o sistémicos para la reanudación, o las rutas alternativas que se crearon dejando un pasivo de acciones a realizar y controlar para estabilizar el proceso. Cuando la organización entra en un proceso caótico, se requiere dedicación total para que el proceso de disrupción sea lo más corto posible, ¡“aquí vamos hasta altas horas de la noche!"

La única certeza que tenemos es que estos escenarios deben evitarse en la medida de lo posible, ya que los impactos financieros y personales son numerosos y, a menudo, no podemos estimar este impacto. Entonces, es sumamente importante que dediquemos nuestro tiempo a acciones que nos permitan minimizar el riesgo de estas ocurrencias y planificar los pasos para que, en caso de que ocurran, no nos inunden de acciones ineficaces, ¿cómo podemos evitar el caos?

- Actualización sistémica constante: es de gran importancia para garantizar que las fallas ya identificadas y tratadas no le traigan inconvenientes en su vida diaria.

- Limitación de recursos por parte de los usuarios: es fundamental que el entorno esté configurado para evitar que un usuario específico impacte en el uso de todo el sistema, siendo necesario limitar el procesamiento de los recursos a una sola solicitud (informe, ejecución online, etc.).

- Definición de ventanas operativas: instruyendo a los usuarios para que ejecuten procesos pesados ​​fuera del horario laboral y preferiblemente a través de la ejecución no online (JOB), evitando la concurrencia con los procesos y problemas cotidianos como la pérdida de conexión. En este punto, es importante enfatizar que existen herramientas para apoyar y generar alertas cuando los procedimientos no se ajustan a las políticas establecidas.

- El seguimiento de errores: la comprobación de errores sistémicos es muy importante para garantizar la mejor utilización del sistema. La correcta ejecución del proceso garantiza el correcto uso de los recursos y la ausencia de retrabajos. A menudo se requiere orientación operativa para el usuario y el desarrollo de restricciones de error.

- Política de control de acceso que restringe el acceso solo a las funcionalidades relevantes para el rol y la rutina de trabajo de cada usuario.

- Verificar logs y solucionar los problemas identificados, buscando mitigar los que causan problemas de rendimiento o sobrecargas en el entorno de producción.

- Administrar el transporte al ambiente de producción: es fundamental garantizar la integridad de los ambientes y su ecualización. Es necesaria la existencia de una gobernanza operativa para estas actualizaciones y la implicación de los usuarios en los procesos evolutivos de la herramienta.

- Base de pruebas ecualizadas: siempre lo más cerca posible del entorno de Producción, esto asegura que las pruebas realizadas tengan calidad y se aborden todos los posibles impactos antes de transportar una solución a Producción.

- Metodología de Proyectos para asegurar que las mejoras y proyectos cuenten con rutinas de aprobación para los ciclos completos del proceso, buscando minimizar los impactos y posibilidades de fallas al entrar a Producción.

- Rutina de limpieza (Housekeeping): garantizamos la correcta ejecución de los JOB's (Housekeeping) de limpieza, de esta forma evitamos errores en el entorno consultando tablas donde el volumen de datos acaba siendo muy elevado.

- Estrategia de Backup: asegurar la correcta ejecución de los Backups y su destino final, este elemento es sumamente importante, lo ideal nunca es utilizar un Backup, pero cuando sea necesario, es fundamental que sea completo y habilite su uso.

- Infraestructura estable: mantener una infraestructura confiable y estable (red y servidores) para soportar el uso de aplicaciones y la máxima disponibilidad.

- Monitoreo constante: es necesario que el entorno esté sujeto a un monitoreo constante, identificando variaciones y permitiendo acciones proactivas. Es necesario crear indicadores que permitan cuantificar los procesos y monitorearlos, generando alertas para equipos y grupos específicos.

- Fallos de seguridad: mitigar los puntos de falla de seguridad que pueden provocar intrusiones y ataques Hackers.

Cabe destacar que la mejor forma es seguir las mejores prácticas brindadas por los proveedores de aplicaciones, así como contar con una solución que soporte su necesidad actual y permita el crecimiento de su operación y de la empresa. Una de las soluciones que tiene una madurez de Gobernanza y Sistémica es SAP, atendiendo empresas con tamaños y negocios variables, tiene un proceso de control operativo ya estabilizado y capaz no solo de mantener la organización, sino de proponer un escenario de estabilidad y ganancia operativa.

Cuando la organización se une al ecosistema SAP, también necesita una evolución funcional para su negocio, que permita aplicar las mejores soluciones globales/locales en su nuevo entorno, y en este momento necesitará un socio como Qintess que tenga una gama de opciones. y herramientas que garantizan la agilidad de los servicios de implantación y soporte.

Otra decisión muy importante es la internalización del proceso de monitoreo o el establecimiento de una alianza para el AMS (Servicio de Gestión de Aplicaciones), siempre garantizando la ejecución y uso de las mejores prácticas. A través de estos ítems de monitoreo, el riesgo de interrupción es mucho menor, y su empresa no corre el riesgo de pasar por el caos de “¡EL SISTEMA ESTÁ FUERA!"