Este artigo é sobre Gestão

Como evitar interrupções em seu Ambiente Corporativo.

Michely Stefanoski

Coordenadora de Operação SAP AMS

Publicado em
19 de Novembro de 2021

E quando chegamos para um dia normal de trabalho e a primeira frase que escutamos (antes mesmo do Bom dia!!!) é o Sistema está fora!!! Não estou conseguindo acessar Produção, e para complicar ainda mais pode ser o período de fechamento, ou o processo logístico interrompido, ou o faturamento sendo prejudicado. Estas situações nos levam a um auto stress e a necessidade de ações rápidas para contenção ou estabilização. Como evitar este caos?

 

Ao longo de minha experiência já confrontei momentos de caos, onde muitas vezes não existe planejamento para reestabelecer processo e instaura-se o desespero generalizado. Após o reestabelecimento é necessário também pensar nos processos que foram interrompidos, onde o retorno abruto pode gerar gargalos técnicos ou sistêmicos para a retomada, ou as rotas alternativas que foram criadas deixando um passivo de ações a serem executadas e controladas para estabilizar o processo. Quando a organização entra em um processo caótico é necessária dedicação integral para que o processo de ruptura seja o menor possível, “lá vamos nós noite à dentro!!!!”

A única certeza que temos é que estes cenários devem ser evitados ao máximo, pois os impactos financeiros e pessoais são inúmeros e muitas vezes não conseguimos estimar este impacto. Então, é extremamente importante dedicarmos o nosso tempo em ações que permitam minimizar o risco destas ocorrências e planejar passos para caso ocorram não ficarmos inundados de ações sem efetividade, como podemos evitar o caos?

v  Constante atualização sistêmica, é de grande importância para garantir que os pontos falhos já identificados e tratados não lhe tragam transtornos no dia a dia.

 

v  Limitação de Recursos por usuários, é imprescindível que o ambiente esteja configurado para evitar que determinado usuário impacte a utilização de todo o sistema, sendo necessário limitar o processamento de recursos para uma única solicitação (relatório, execução online, etc...).

 

 

v  Definição de Janelas operacionais, instruir usuários a executar processos pesados fora do horário comercial e de preferência através de execução não online (JOB), evitando concorrência com processos do dia a dia e problemas como perda de conexão. Neste momento é importante ressaltar que existem ferramentas para apoiar e gerar alertas quando os procedimentos não estão de acordo com as políticas estabelecidas.

 

v  Acompanhamento de erros, verificar erros sistêmicos é muito importante para garantir a melhor utilização do sistema. A correta execução do processo garante a utilização correta dos recursos e a inexistência de retrabalho. Muitas vezes é necessário um direcionamento operacional ao usuário e desenvolvimento de restrições para o erro.

v  Política de controle de acessos, restringindo o acesso apenas as funcionalidades pertinentes a função e rotina de trabalho de cada usuário.

 

v  Verificar logs e corrigir os problemas identificados, buscando mitigar os causadores de problemas de performance ou sobrecarga no ambiente de Produção.

 

v  Administrar o transporte para o ambiente produtivo, é imprescindível garantir a integridade dos ambientes e equalização dos mesmos. Sendo necessário a existência de uma governança operacional para estas atualizações e o envolvimento dos usuários em processos evolutivos da ferramenta.

 

v  Base de testes equalizada, sempre o mais próximo possível do ambiente de Produção, isso garante que os testes realizados tenham qualidades, e todos os possíveis impactos sejam tratados antes do transporte de uma solução para Produção.

 

v  Metodologia de Projetos, garantir que as melhorias e projetos tenham rotinas de homologação dos ciclos de processo completos, buscando minimizar os impactos e possibilidades de falhas ao entrar em Produção.

 

v  Rotina de limpeza (Housekeeping), garantir a correta execução dos JOB’s de limpeza (Housekeeping), desta forma evitamos erros no ambiente por consultar em tabelas onde o volume de dados acaba ficando muito alto.

 

v  Estratégia de Backup, garantir a correta execução dos Backups e sua destinação final, este item é de extrema importância, o ideal é nunca utilizar um Backup, porém quando necessário é fundamental que esteja completo e possibilite sua utilização.

 

v  Infraestrutura estável, manter uma infraestrutura (rede e servidores) confiável e estável, para suportar o uso e máxima disponibilidade da aplicação.

 

v  Monitoramento constante, é necessário que o ambiente esteja sujeito a um monitoramento constante, identificando variações e permitindo ações proativas. Necessário a criação de indicadores que permitam quantificar os processos e o acompanhamento, gerando alertas para times e grupos específicos.

 

v  Falhas de segurança, mitigar pontos de falha de segurança que possam ocasionar invasões e ataques Hacker.

 

 

É possível destacar que a melhor forma é seguir as boas práticas disponibilizadas pelos fornecedores de aplicações, como também ter uma solução que suporte a sua necessidade atual e permita o crescimento da sua operação e da empresa. Uma das soluções que possui uma maturidade de Governança e Sistêmica é o SAP, atendendo empresas com tamanhos e negócios variáveis possui um processo de controle operacional já estabilizado e capaz de não apenas manter a organização, mas propor um cenário de estabilidade e ganho operacional.

Quando a organização adere ao ecossistema SAP ela necessita também de uma evolução funcional para o seu negócio, permitindo que as melhores soluções globais/locais sejam aplicadas em seu novo ambiente, e neste momento necessitará de uma parceira como a Qintess que possua um leque de opções e ferramentas que garantam a agilidade da implantação e serviços de sustentação.

Outra decisão muito importante é a internalização do processo de monitoramento ou o estabelecimento de uma parceria para o AMS (Application Management Service), garantindo sempre a execução e utilização das melhores práticas. Através destes itens de monitoramento o risco de interrupção é muito menor, e sua empresa não corre o risco de passar pelo caos do “O SISTEMA ESTA FORA! ”

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